大切なメールが消える？
ここ数日、ネットショップ開設予定のお客様から「自動送信メールが迷惑メールフォルダに移動してしまう」という問題をお知らせいただき、様々な策を施しましたが、結局全てのソフトウェア、Webメールサービス、サーバ型スパムフィルタにひっかからない方法はない、という判断になってしまいました。
それで、お盆休み時期でもありますし、様々な記事やニュースサイトを歩いて調べておりましたが、スパムメールの横行による通常ビジネスの蒙る被害というのは甚大なものがありそうです。
私自身も、時々「送ったメールが届いていないようなんだけど」ということを報告したりされたり、ということがあります。これももしかしたらスパム誤認の一つなのかもしれません。私の使用しているソフト「Shuriken Pro」は学習型スパムフィルターを搭載しており、バージョンアップごとに強化されているようで、迷惑メールに落ちたり、自動的にゴミ箱行きになっているメールが増え続けています。この中に大切なメールがある場合もあり、必ずソフトをダウンさせる前にゴミ箱なり、迷惑メールフォルダの中身なりを確認はしますが（ダウン時、自動削除設定にしているのです）、膨大なメールタイトルの中から、瞬時に大切なメールを見分けるのは非常に困難な作業で、時折大切なメールをロストしてしまうことも往々にしてあります。
業務上よく使う、こんなメールのタイトルも、スパムとみなされる場合があります。
ファイルが添付されていなかったようです
ご無沙汰しております
お元気ですか？
大変申し訳ございません
お詫び
さきほどの件について
いかがですか？いずれもビジネス上で使ってしまいそうなタイトルばかりです。
これを回避するためには、タイトルで社名、氏名を名乗ると良いそうです。
たとえば、
【アーキテクチャーウェブシステム 三田】資料を受け取りました。
などと記載するのです。なんとも面倒くさいですが、オンビジネスでのメールは丁寧につける、ということしか方法はありません。主語なしの「送ります」なんていうタイトルは絶対NGです。マメに対処しましょう。
また、届いたメールに返信する際「Re:」が付きますが、最近のスパムメールはこれもよく使うタイトルの一つにしていますから、スパムフィルターにかかりやすくなります。返信の際には必ずタイトルを付け直す、ということが必要になります。
スパムメール送信側と受信側のイタチごっこはこれからも続きます。よりビジネスメール臭いタイトルをつけようと、あちら側も躍起になっていますから、本当に厄介ですが、無視はできない現状だ、ということだけは確かです。
結局「本当にメール、届いてるの？」という不安を解消するためには、メールが届いたことをきちんと知らせることしかないようです。「メール届いた？」と電話で確認する、なんていう笑い話が語られた時代に戻るようですね。ナニ時代よ！？
最近はメール誤認率が低く、セキュリティにおけるカスタマイズ性能の高いアプライアンスサーバも販売されるようになってきており、コストをかければそれなりに効率が上がる方法もあるようです。でも予算のないビジネスの場合には、言わずもがな、何万も何十万もするサーバを購入する訳にはいきません。結局ちまちまと迷惑メール対策を手間隙かけてやるしかないなら、これも格差につながってくるんでしょうか。なんともやるせない時代です。
今週は仕事も比較的空いていて、情報収集や作業効率化の作業に当てるのが得策と考え、私はずっとやろうと思っていたこの方法を試してみようと思っています。
